Politique de conservation des renseignements personnels
Entreprises Netcap Inc. (faisant affaire sous Newind / Newind Marketing)
Dernière mise à jour : 2026/01/03

1. Objectif

La présente politique de conservation des renseignements personnels (« Politique ») décrit les pratiques de Entreprises Netcap Inc., faisant affaire sous Newind / Newind Marketing, concernant la conservation, l’archivage et la destruction des renseignements personnels, conformément à la Loi 25 du Québec.

Cette Politique vise à assurer que les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et qu’ils sont détruits de manière sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus requis.

2. Portée

Cette Politique s’applique à tous les renseignements personnels collectés dans le cadre :

  • Du site web thenewind.com
  • Des produits et plateformes technologiques Newind Engine
  • Des formulaires de contact
  • Des outils analytiques (ex. : Google Analytics, cookies)
  • Des activités internes de l’entreprise

Elle s’applique également aux renseignements traités pour le compte de clients, sous réserve des ententes contractuelles applicables.

3. Principes généraux

Nous appliquons les principes suivants :

  • Limitation de la conservation aux fins déterminées
  • Minimisation des données conservées
  • Sécurisation des données pendant leur cycle de vie
  • Destruction sécuritaire une fois les fins atteintes

4. Durées de conservation

a) Données de formulaires de contact du site web thenewind.com

  • Type : nom, courriel, téléphone
  • Finalité : répondre aux demandes
  • Durée : jusqu’à 24 mois après le dernier contact, sauf relation d’affaires en cours

b) Données analytiques (cookies, Google Analytics)

  • Type : adresse IP, comportement de navigation
  • Finalité : analyse et amélioration du site et des produits
  • Durée : selon les paramètres des outils, généralement de 2 à 14 mois, incluant le minimum configurable (2 mois) et la durée par défaut recommandée par Google Analytics

c) Communications

  • Type : échanges courriel ou formulaires
  • Finalité : suivi et service client
  • Durée : jusqu’à 36 mois, sauf obligation légale différente

5. Données traitées pour le compte des clients

Lorsque nous traitons des renseignements personnels pour le compte de nos clients :

  • Nous agissons comme fournisseur de services au sens de la Loi 25
  • Les durées de conservation sont déterminées par le client
  • Les ententes contractuelles prévalent sur la présente Politique

Nous nous engageons à :

  • Ne conserver les données que pour la durée nécessaire à l’exécution du mandat
  • Détruire les données à la fin du mandat, conformément aux instructions du client

6. Stockage et localisation des données

Les renseignements personnels sont hébergés et stockés sur des infrastructures sécurisées fournies par OVHcloud, notamment au centre de données de Beauharnois, Québec (Canada).

Nous privilégions l’hébergement des données au Québec afin d’assurer un meilleur contrôle juridique et une conformité accrue avec les exigences de la Loi 25.

7. Données financières

Nous ne collectons ni ne conservons de renseignements financiers sensibles dans le cadre de nos opérations courantes, incluant notamment :

  • Les numéros de cartes de crédit
  • Les informations bancaires

Le cas échéant, les paiements sont traités via des fournisseurs tiers spécialisés et sécurisés. Aucune donnée de paiement n’est stockée sur nos systèmes internes.

8. Utilisation des données dans le cadre des mandats clients

Les renseignements personnels fournis par nos clients, ainsi que ceux de leur propre clientèle, sont :

  • Utilisés strictement dans le cadre du mandat spécifique confié
  • Limités aux fins déterminées par le client
  • Traités conformément aux instructions du client et aux obligations légales applicables

Nous nous engageons à ne pas utiliser ces données à d’autres fins, ni à les exploiter pour notre propre compte.

9. Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont :

  • Conservés dans des environnements sécurisés
  • Protégés contre l’accès non autorisé
  • Accessibles uniquement aux personnes autorisées

10. Destruction et anonymisation

À la fin de la période de conservation :

  • Les données sont supprimées de manière sécurisée
  • Ou anonymisées de façon irréversible, lorsque utilisées à des fins statistiques

11. Conservation hors Québec

Dans certains cas, certains fournisseurs technologiques peuvent traiter des données à l’extérieur du Québec. Lorsque applicable :

  • Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée
  • Des garanties contractuelles adéquates sont mises en place

12. Révision et mise à jour

Cette Politique est révisée périodiquement afin de refléter les changements légaux, technologiques ou opérationnels.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de l’application de cette Politique.

Entreprises Netcap Inc.
461 Chem. de la Grande-Côte, Bureau 204
Rosemère (Québec) J7A 1L3
Courriel : philippe.baron@thenewind.com

Reconnaissance

En utilisant le site thenewind.com ou les produits Newind Engine, vous reconnaissez que vos renseignements personnels sont conservés conformément à la présente Politique.